Evento social ou corporativo

Por Larissa Ferreira
Foto: Revista Exemplo®

O assessor de eventos é essencial para a realização da festa ideal

Dar uma grande festa é trabalhoso e recheado de imprevistos, além de ser uma oportunidade única de tudo dar certo, já que nenhum evento é igual ao outro.
No período de fim de ano, as reuniões de empresas, familiares e entre amigos costumam ser grandes e despender de muita atenção, justamente em uma época onde tudo é muito corrido e desgastante.
Exatamente para resolver essas questões é que existem os assessores de eventos, seja ele social ou corporativo. “Nós temos a preocupação de cumprir horários, recepcionar os convidados e garantir que todos os detalhes estejam impecáveis. Tudo depende de muito profissionalismo e muita logística”, explica a assessora de eventos e cerimonialista Ivanilde Reis.
Um assessor de eventos deve auxiliar nas contratações dos profissionais envolvidos, buscar os melhores e mais acessíveis orçamentos, gerenciar toda a montagem do evento desde a chegada do primeiro fornecedor, o buffet, a decoração, executar tarefas que previnem problemas, lidar com situações de última hora, e até mesmo dar ideias para os contratantes, afim de aliviar a tensão e preocupação, já que um evento serve para descontrair, e acaba fazendo exatamente o contrário com o anfitrião.

“Um assessor deve estar preparado para tudo isso, estudar bastante também, porque precisa ter conhecimento, por exemplo, o cerimonial público é cheio de protocolos, e mesmo os corporativos, que são mais tranquilos, exigem cuidados minuciosos. Existem protocolos e leis a serem seguidas. Todos têm normas. Um evento que tenha bandas tocando, aberto ao público, por exemplo, tem que cumprir a parte de leis e normas e tem ofícios, protocolos, tem que ter alvarás de bombeiros, Polícia Militar e Saúde (ambulâncias). Em eventos de qualquer tamanho precisa estar regulamentado; os salões próprios para estes, já têm todos os alvarás necessários para acontecer, mas se você vai realizar um evento, em um local que não seja propício, precisa fazer toda esta documentação para que possa ser liberado e poder realizá-lo, ressalta Ivanilde.

A assessora explica que o ideal é começar a pensar no seu evento com um ano de antecedência, para que haja tempo para todos os preparativos, imprevistos e reorganizações. “É muito difícil alguém começar com esse tempo, então é bom ressaltar que, pelo menos seis meses, nós precisamos. Um alvará na Prefeitura, por exemplo, demora entre 30 e 40 dias para sair, e aí deste protocolo surgem outros documentos que precisamos solicitar e aguardar, e isso despende de tempo e preparo do profissional”, alerta.
No caso de um evento para as festividades de fim de ano, Ivanilde garante que, mesmo que a data marcada seja para daqui a duas semanas, a presença de um assessor é indispensável, uma vez que ele pode facilitar e trazer economia. “O profissional faz com que o evento seja uma experiência tranquila. Sabendo o que você espera de um evento, ele pode fazer com que tudo saia perfeito e que a parceria seja exemplar”, finaliza.

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